Il programma prevede che l'associazione - utente possa inserire tutti i propri dati al fine di personalizzare le intestazioni e i piè di pagina delle numerose stampe che vengono generate dalla procedura.

Questa attività si completa attraverso questa comoda scheda :

 PERSONALIZZAZIONE TABELLE DI BASE

Questa caratteristica è particolarmente importante perchè permette all'associazione di adeguare le diverse codifiche alle proprie esigenze, o ancor più semplicemente, alle proprie abitudini.

Da questa stessa scheda è anche possibile accedere al modulo per la gestione delle adozioni a distanza, se questo fosse d'interesse per l'associazione utente del programma.

Il cuore vero e proprio del programma, ovvero l'area di lavoro più utilizzata, è l'area di gestione del database generale, dalla quale si effettuano l'inserimento e l'identificazione dei diversi nominativi, con tutti i relativi dati anagrafici, bancari ed economici.

Da questa stessa scheda, senza dover entrare e uscire continuamente da moduli diversi, è anche possibile effettuare le annotazioni economiche in relazione ai singoli nominativi, siano essi Soci, Amici, Donatori, Clienti o Fornitori, con la trasmissione immediata ed automatica al modulo di gestione della prima nota economica.

Così come è possibile, sempre senza uscire da questa scheda, lanciare le stampe più utilizzate del programma, effettuare ricerche mirate ed esportare i dati per successivi utilizzi anche in programmi diversi.

Questa scheda consente anche di effettuare chiamate telefoniche utilizzando Skype o di inviare messaggi di posta elettronica immediati al nominativo visualizzato.

Insomma, un vero e proprio centro di controllo delle attività dell'associazione.

L'accuratezza del design e l'approfondito studio dell'ergonomia delle informazioni, rendono questo programma utilizzabile con pieno profitto anche dall'utilizzatore meno smaliziato.

Controllo automatico sull'inserimento di nominativi già esistenti :

Il programma pone particolare attenzione al controllo dei dati inseriti, infatti, inserendo un nominativo già esistente, il programma del tutto automaticamente esegue il controllo e avvisa l'utente proponendone l'annullamento, tuttavia l'annullamento è opzionale poichè si potrebbe trattare non di un errore d'inserimento ma di una semplice e necessaria omonimia.

Inoltre la speciale vista tabellare e l'apposito pulsante per il controllo dei "doppioni" rappresentano un consistente aiuto all'utente per evitare errori di inserimento nell'anagrafica generale.

Premesso che durante la visualizzazione di ciascun nominativo avente lo status di socio il programma controlla se è stata versata la quota per l'annualità corrente e visualizza sulla scheda un avviso di mancato versamento, l'inserimento di movimenti economici relativi ad uno specifico nominativo, per versamento quote, donazioni liberali, etc. può essere effettuato direttamente dalla scheda di gestione anagrafica, facilitando così enormemente il lavoro dell'operatore che sta imputando i dati.

Se dopo aver imputato un movimento economico, che può essere in entrata o in uscita, oppure può trattarsi di un debito da pagare successivamente o un credito che verrà incassato in un secondo momento, si rende necessaria la stampa di un documento di ricevuta, il programma prevede un comodo comando con numerazione e datazione automatica (ancorchè modificabile dall'utente) per l'emissione della ricevuta più appropriata, ad esempio :

• versamento quote

• donazioni liberali

• versamenti diversi ( con specifica causale )

• donazione di beni materiali con dichiarazione sostitutiva di atto notorio

La stampa del documento di ricevuta, può essere comodamente lanciata dalla scheda di gestione anagrafica e le ricevute seguono il criterio di numerazione automatica progressiva infinita :

Per i sostenitori più generosi, il programma rende anche disponibile un particolare modulo di stampa che genera un vero e proprio attestato in aggiunta alle normali ricevute :

Infine ...

Il modulo di gestione del database generale prevede anche il comando per la stampa di Bollettini Postali, di libera intestazione o con causale preintestata secondo le opzioni del programma.

Qualora vengano trattati grandi volumi di dati è molto importante poter ricercare, e trovare, con velocità e semplicità il nominativo di proprio interesse, o intere categorie.

In tutte le celle della gestione data base è attivabile il comando di ricerca che consente, anche digitando una sola parte della parola, di trovare immediatamente quanto stiamo cercando ...

Per l'immediata visualizzazione dei dati corrispondenti ad intere categorie, l'area di gestione data base dispone invece di comodi comandi che permettono l'imposizione del "filtro" desiderato :

e "spostare" dall'uno all'altro conto eventuali righe già imputate, o riordinare la visualizzazione con modalità crescente nelle diverse colonne.

Dalla scheda di gestione dei conti correnti economici, è attivabile l'apposito menù delle stampe che consente di stampare accurati riepiloghi e importanti documenti, come, ad esempio :

e sempre restando in tema di gestione economica, in questo stesso menù sono disponibili anche due appositi report per la presentazione di :

I report riepilogano i dati all'interno del periodo che si desidera analizzare e obbediscono agli specifici "filtri" applicabili.

 

 STAMPE GENERALI

Oltre alle specifiche stampe previste per l'area "economica" il programma comprende anche un menù dedicato alle stampe "generali" che consente di stampare accuratissimi report preventivamente "filtrati" nonchè alcuni moduli di base già pre-intestati con i dati e il logo dell'associazione, quali :

• - busta normalizzata

• - foglio da lettera in formato A4

• - modulo di iscrizione

 

 

 

 

Da questo menù, applicando i medesimi filtri, è anche possibile esportare i dati in un foglio di Ms-Excel per successive e diverse elaborazioni, anche in altri programmi, a cura dell'utente.

 

La fase di anteprima di stampa consente di effettuare ingrandimenti di tutta la pagina o di particolari significativi, di scorrere tutte le pagine e stampare tutto il lavoro o solamente le pagine desiderate, anche in piu' copie e/o su diverse stampanti o viceversa si possono inviare direttamente ad un telefax modem collegato al personal computer.

 

 

 

 

 

 

 

 

Tra le molte stampe predefinite di Onlus potete visualizzare i seguenti esempi  ... in formato Acrobat PDF con un click sulle descrizioni :

 

 

Agenda impegni	Prima nota economica generale
Libro soci	Prima nota economica mensile
Iscrizione soci precompilato	Prima nota economica nominativo
Anagrafica ridotta	Prima nota economica per causale
Anagrafica completa	Ricevuta per incasso quota sociale
Pianificazione evento associativo	Ricevuta per incasso donazione liberale
Lettera Sollecito Quote	Scadenziario debiti
Verbale Consiglio Direttivo	Scadenziario crediti
Atto notorio per donazioni materiali	Dichiarazione acquisti in esenzione iva
Scheda evento associativo	Riepilogo mensile presenze per evento

 

 

 

 

 INVIO DIRETTO DEL DOCUMENTO TRAMITE E-MAIL

Qualora si desiderasse inviare il documento visibile nell'anteprima di stampa, il programma rende disponibile un comodo comando che crea il file da inviare come allegato, e predispone il messaggio di posta elettronica ..

 

 

Una volta inseriti i parametri necessari ( indirizzo, oggetto, testo ) sarà possibile procedere con l'invio oppure visualizzare il messaggio nel proprio programma di gestione della posta elettronica.

 

 DICHIARAZIONE D'INTENTO PER ACQUISTI ESENTI DA I.V.A.

E ancora, sempre nella scheda delle stampe generali è possibile, per le associazioni che posseggono i necessari requisiti, compilare e stampare il modulo per gli acquisti di beni e servizi in esenzione dall'i.v.a.

 

 

 

 GESTIONE DEI DIVERSI EVENTI RIVOLTI A TERZI E ORGANIZZATI DALL'ASSOCIAZIONE

Onlus by Fmr comprende anche un potente modulo per la gestione dei diversi eventi che si attivano in una qualsiasi Associazione, ad esempio per :

• attività didattiche

• attività ludiche

• attività di assistenza

 

 

Il modulo prevede la sola compilazione dei seguenti dati :

• definizione degli eventi

• descrizione

• luogo

• periodo e orario

• numero massimo di iscritti

• eventuale quota d'iscrizione.

 

Il modulo gestisce anche il rilevamento giornaliero delle reali presenze agli eventi, restituendo accurate stampe di riepilogo mensile, utili per l'eventuale rendicontazione ai fini di rette per la partecipazione o per quanto d'altro ritenuto utile per l'Associazione.

 

Qualsiasi associazione potrebbe avere la necessità di organizzare manifestazioni di qualsiasi genere, gazebo informativi o di raccolta fondi, etc. e il modulo per la pianificazione delle attività di interesse dell'associazione soccorre l'operatore nella fase organizzativa.

Quest'area di lavoro consente di predisporre una scheda per ciascuna attività, e quindi di associarvi n risorse tra quelle disponibili nel database generale, collocando ciascuna risorsa ad una determinata data e impegnandola per le ore che essa stessa ha reso disponibili.

Il modulo conteggia i giorni e le ore necessarie per la copertura dell'intera attività programmata, avvisando se ci sono ore scoperte, e provvede alla stampa dell'apposito report con :

• data

• risorsa ( con riferimenti telefonici e indirizzo )

• ore dedicate da questa risorsa nella giornata

 GESTIONE DELL'AGENDA DEGLI APPUNTAMENTI

 GESTIONE VERBALI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO

Nel programma Onlus anche possibile scrivere e memorizzare i verbali del Consiglio Direttivo, con le seguenti caratteristiche :

 

 

ovviamente una volta compilato il verbale è possibile procedere alla sua stampa.

 

 GESTIONE DELLE ADOZIONI A DISTANZA ( modulo compreso nel programma ma ad uso opzionale )

Onlus prevede un modulo studiato per una facile gestione delle adozioni a distanza, il tutto è gestibile infatti da questa amichevole scheda:

 

 

Questa semplice interfaccia consente agevolmente di :

• memorizzare i dati dei minori adottabili, con anagrafica e notizie

• associare a ciascun minore un padrino / madrina per il suo sostegno

• stampare la lista dei padrini

• stampare la scheda personale del minore

• stampare la scheda personale del minore con il dettaglio degli importi ricevuti per il suo sostegno

Dal menù delle stampe economiche sarà poi possibile ottenere un estratto conto dettagliato, anche per periodo, che riguardi solo la specifica causale del sostegno a distanza, predefinita nel programma.

 

 UTILIZZO IN RETE INTRANET

L'archivio dati generato da Onlus by Fmr è completamente condivisibile in ambiente Multi Utente, da tutti gli Utilizzatori collegati attraverso una qualsiasi rete per Microsoft Windows.

 

 

Anche in ambiente Mono Utente l'archivio dati di Onlus by Fmr può risiedere su una macchina che funge da Server ed essere gestito da una qualsiasi macchina connessa alla rete Intranet e che funga da Client.

I diversi Utenti abilitati, possono accedere contemporaneamente anche ai medesimi moduli e il programma controlla automaticamente la congruità delle operazioni di rete.

Questo modulo provvede anche alla realizzazione delle copie di sicurezza.

 

 PROTEZIONE PER LA RISERVATEZZA DEI DATI

Premesso che ogni utilizzatore dovrà gestire il proprio sistema operativo attraverso una personale password per l'accesso al sistema, il programma prevede anche una comoda e del tutto automatica protezione ... da sguardi indiscreti.

Infatti, solo rimuovendo l'apposita chiavetta di protezione Usb, il programma passerà alla modalità di auto protezione, mostrando all'eventuale "curiosone" i soli dati di esempio ma senza mostrare il reale database dell'Associazione.

 

 IL KIT PER L'INSTALLAZIONE

Il programma viene consegnato su cd-rom in Italiano per PC dotati di Ms-Windows a 32 o 64 bit  in una qualsiasi delle seguenti versioni :

	XP
	VISTA
	7 - SEVEN

e in dotazione viene rilasciata anche una chiavetta Usb posta a protezione del corretto utilizzo del programma.

Il programma "gira" su qualsiasi Pc dotato delle caratteristiche minime richieste dal sistema operativo Microsoft Windows e non necessita di una particolare configurazione tecnica.