Hotel by Fmr rappresenta, finalmente, una soluzione efficiente, semplice ed estremamente pratica, per molteplici categorie d'impresa alberghiera, tra le quali, secondo la classificazione Istat gestita dal programma, si evidenziano :

e qualsiasi altra struttura ricettiva diversamente denominata, ad esempio le strutture bed and breakfast e similari.

La semplicità d'uso di questo programma lo rende particolarmente adatto anche a quelle "piccole" realtà che, per quanto piccoline non vogliono rinunciare ad una corretta gestione dei dati, sia per quanto concerne la fase di prenotazione che per la gestione vera e propria del Cliente, dall'accoglienza alla partenza.

 COMPLETA PERSONALIZZAZIONE DEL PROGRAMMA

A ) - TABELLE DI BASE

Il programma è completamente personalizzabile per adattarsi alle più diverse necessità dell'albergatore, e in particolare sono adattabili le seguenti tabelle di base :

• Periodi stagionali    ( bassa, media, alta e altissima, articolabili in 8 diversi periodi annuali )

• Camere e prezzi

• Formule di soggiorno

• Detrazioni e Promozioni

• Servizi aggiuntivi alla clientela

• Causali economiche di primanota

• Codifica dei movimenti di primanota
  

Questo modulo rende Hotel by Fmr una soluzione davvero adattabile e immediatamente utilizzabile in qualsiasi struttura ricettiva.

B ) - ELABORATI DI STAMPA

Uno specifico modulo di Hotel by Fmr consente la completa personalizzazione delle parti, superiore ed inferiore, che distinguono le accurate stampe di questo programma, ed in particolare è possibile personalizzare i dati presenti nella seguente scheda :

Hotel by Fmr può stampare preventivi e fatture sia su carta pre-intestata (utilizzando i dati personalizzabili) che su carta tipografica, rispettando i margini superiori ed inferiori indicati nelle anteprime del programma.

Tra l'altro, i dati aziendali personalizzati vengono utilizzati anche per la stampa delle schedine di notifica di pubblica sicurezza.

 GESTIONE ARRIVI E PARTENZE

Sia la fase di check-in che di check-out vengono gestite in estrema semplicità.

All'arrivo del cliente presso la struttura ricettiva è infatti sufficiente scegliere la prenotazione già memorizzata per inserirla nella sottostante scheda del cliente ed iniziare così il periodo effettivo di soggiorno.

La gestione delle partenze avviene invece richiedendo l'elaborazione del Conto Cliente.

Infine, l'abilitazione dell'avviso automatico check-in e check-out nella personalizzazione dei dati determina la presentazione automatica delle liste per i Clienti in arrivo o in partenza, ed è possibile la stampa di accurati report di riepilogo ad uso del personale di camera.

 GESTIONE ECCEZIONI E IMPREVISTI

Il programma gestisce anche imprevisti ed eccezioni come il cambio di camera o l'uscita anticipata del cliente.

Di seguito, a solo scopo illustrativo, la semplice scheda che consente di trasferire un Ospite dall'una all'altra camera ... in base alla disponibilità delle camere e in tutta semplicità :

 INSTALLAZIONE SINGOLA O IN RETE

Hotel by Fmr può essere acquistato in singola licenza, oppure in multi licenza per poter essere utilizzato in una rete locale, suddividendo così le diverse postazioni di lavoro al fine di rendere più semplice sia l'inserimento che l'analisi dei dati.

Ad esempio, oltre alla postazione Principale che in genere viene installata presso la Reception, altre possibili postazioni potrebbero essere, ad esempio :

• Bar

• Ristorante

• Piscina

• Spiaggia

Ciascun singolo operatore ha così a disposizione le schede dei Clienti e può addebitare servizi aggiuntivi o consumi che andranno a incrementare il conto del cliente medesimo.

Ovviamente in sede di check-out il programma raccoglie i dati provenienti dalle diverse postazioni al fine di elaborare il conto finale e, se richiesta, la relativa fattura fiscale.

 MODALITA' ADDEBITI VELOCI

Dalla successiva scheda di lavoro, attivabile sia presso la Reception che presso qualsiasi Postazione di Rete, è possibile realizzare addebiti "veloci" sulla scheda di qualsiasi cliente :

Come già detto anche gli addebiti veloci, realizzati tramite questa comoda interfaccia, verranno veicolati alla postazione principale per essere utilizzati in sede di check-out per elaborare il conto al cliente.

La modalità Addebiti Veloci può anche essere, a discrezione del Titolare / Responsabile, l'unica modalità da rendere disponibile sulle postazioni di rete, evitando così che il Personale non autorizzato possa usare / modificare altri dati che non sono di sua pertinenza.

 GESTIONE PREVENTIVI E PRENOTAZIONI

Hotel by Fmr dispone di un tanto potente quanto semplice modulo per l'immediata risposta alle richieste di Preventivo e/o di Prenotazione.

Il modulo prenotazioni " vive " all'interno di un grande calendario, dal quale si percepisce con estrema immediatezza la disponibilità delle camere in relazione al periodo indicato dal Cliente.

Una volta individuato il Periodo e identificata la tipologia di camera desiderata, il programma consente di integrare il prezzo della camera con i valori previsti per :

• Formula soggiorno ( half, full, all inclusive, etc. )

• Detrazioni e Promozioni

• Importo caparra

e di memorizzare i dati del Cliente al fine di poter inviare, anche immediatamente, un perfetto Preventivo tramite e-mail o telefax.

I dati del Cliente utilizzati durante la richiesta di preventivo, potranno in seguito essere utilizzati per confermare la prenotazione vera e propria e per la successiva fase di accoglienza del Cliente ( check - in ) così come per il caricamento dei successivi servizi durante tutta la fase di soggiorno.

 GESTIONE SOGGIORNI E SERVIZI AGGIUNTIVI

Quando il cliente giunge presso la struttura viene attivata la semplice fase di check-in che attraverso qualche click del mouse, consente di attivare la scheda di soggiorno per lo specifico cliente.

In questa scheda, sia dalla Reception che da qualsiasi altra postazione di rete, è possibile :

• associare i dati dei documenti

• monitorare l'incremento dell'esposizione economica del Cliente in relazione agli addebiti per consumi e servizi

• aggiungere servizi acquistati / utilizzati in loco

• effettuare eventuali cambi di camera

E sempre da questa scheda, al momento del check-out, sarà possibile predisporre, con estrema semplicità ma con la massima accuratezza, sia il conto di controllo che la fattura fiscale laddove richiesta.

Anche durante la fase di controllo del conto tutti i movimenti associati al cliente sono completamente modificabili, sia per ovviare ad eventuali errori che per correggere eventuali dimenticanze.

 GESTIONE DOCUMENTI D'IDENTITA'

Da ciascuna scheda cliente è attivabile il modulo dedicato alla memorizzazione dei documenti di identità personale.

Tutte le tabelle sottostanti a questo modulo utilizzano i dati ufficiali con le codifiche rilasciate dalla Questura.

Data l'importanza di questo modulo, tutte le immissioni sono guidate e controllate da procedure del tutto automatiche e trasparenti, e, partendo dalla tipologia dell'alloggiato, il compilatore viene guidato alla compilazione dei campi corretti.

Il controllo e la guida automatica intervengono anche in funzione della Cittadinanza dell'ospite, abilitando così i giusti campi da compilare.

 GESTIONE NOTIFICHE DI PUBBLICA SICUREZZA

Il programma comprende anche un potente modulo dedicato all'elaborazione dei dati, provenienti dall'area documenti di identità personale, per le notifiche degli alloggiati agli organi di pubblica sicurezza, così come previsto dalle vigenti normative.

Tutta questa parte di attività viene espletata da questa semplice scheda di lavoro :

nel dettaglio questa scheda consente di selezionare la data desiderata, che di default è la data odierna di sistema, e viene presentata la lista degli ospiti per i quali è possibile stampare le schedine di notifica o predisporre il file per l'invio telematico.

SCHEDINE DI NOTIFICA ALLOGGIATI - STAMPA CARTACEA

Ecco un paio di esempi di stampa delle schedine di notifica di Pubblica Sicurezza :

• scheda di notificazione P.S. - modello singolo

• scheda di notificazione P.S. - modello nucleo famigliare o gruppo

SCHEDINE DI NOTIFICA ALLOGGIATI - INVIO TELEMATICO

Oltre alla stampa su carta, questo modulo prevede anche la creazione del tutto automatica del file "alloggiati" per la trasmissione attraverso il portale :

dove, per i gestori delle strutture ricettive opportunamente registrati secondo le regole del Portale, è possibile trasmettere la Lista Giornaliera Alloggiati, ed ottenere da quel sistema il controllo di correttezza dei dati inseriti e la relativa ricevuta di trasmissione.

La correttezza della struttura, della forma, e dei contenuti del file per l'invio telematico della lista giornaliera degli alloggiati presso la struttura ricettiva, che viene generato da questo programma, è stato testato e verificato con esito positivo tramite il :

SERVIZIO ALLOGGIATI

CENTRO ELETTRONICO NAZIONALE DELLA POLIZIA DI STATO

 RILEVAZIONE PRESENZE E COMUNICAZIONI ISTAT

Attraverso un apposito modulo di analisi il programma rileva i dati necessari alla rilevazione del movimento dei clienti negli esercizi ricettivi.

La rilevazione del movimento dei Clienti nell'esercizio ricettivo è del tutto automatica, infatti, con cadenza giornaliera, o secondo le diverse prescrizioni normative, è possibile lanciare la stampa del modello ISTAT C/59 da inviare all'ente territoriale di competenza.

L'invio all'ente territoriale di competenza per la raccolta delle rilevazioni può anche avvenire tramite e-mail, con un comando dedicato che è disponibile direttamente dall'anteprima di stampa.

La stampa viene attivata assumendo la data di sistema corrente come data di analisi, data che tuttavia può anche essere modificata dall'utente a seconda delle sue necessità operative.

Opzionalmente è anche possibile impostare sulla stampa, in basso a destra sul modulo, le diciture :

- copia da inviare
- copia da conservare

 FIDELIZZAZIONE DELLA CLIENTELA - MAILING LIST

Al fine di fidelizzare sempre meglio la propria Clientela, il Responsabile / Titolare della struttura ricettiva può associare ogni Scheda Cliente ad una specifica lista di distribuzione ( mailing list ) così da poter realizzare l'invio massivo di messaggi tramite posta elettronica, ad insiemi di nominativi omogenei.

Ad esempio si possono creare liste per :

• nazionalità

• lingua parlata

• ospiti singoli o gruppi

e quant'altro di più utile e fantasioso si potesse pensare.

Il programma dispone anche del modulo Auguri Buon Compleanno che, trovando corrispondenza tra le date di nascita dei Clienti e la data odierna, propone e realizza l'invio di una e-mail con gli auguri della struttura ricettiva.

Il testo dell'augurio è personalizzabile a piacere.

 GESTIONE PRIMANOTA AMMINISTRATIVA

Hotel by Fmr comprende anche un modulo dedicato alla gestione della prima nota economica.

In questa semplice scheda di lavoro è possibile tener traccia di tutte le movimentazioni economiche, sia per cassa che per banca, e ottenere accurati totali di tipo generale o filtrati per annualità.

Infine, un apposito menù di stampa rende disponibili i report analitici e riepilogativi di prima nota ...

ad esempio, il bilancio di prima nota ...

 STAMPE COMMERCIALI

La gestione dell'anagrafica dei nominativi comprende anche un apposito menù delle stampe :

Questo semplice menù di stampa rende estremamente comodo estrarre liste di indirizzi, ad esempio per gli auguri natalizi, e stampare - ad esempio - le relative etichette adesive su formato A4 ...

 ANALISI DELL'ATTIVITA' COMMERCIALE

Quando il programma Hotel by Fmr viene utilizzato, esso diventa la "centrale operativa" dell'intera attività commerciale, concentrando nelle sue funzioni tutti i riferimenti relativi a prenotazioni, soggiorni e servizi.

Ecco perchè il programma dispone di un potente modulo che analizza tutti i soggiorni presso la struttura, suddividendo i dati tra :

• importi per soggiorno

• importi per servizi aggiuntivi

• importi totali

e ne consente accurate stampe di riepilogo, anche applicando i seguenti filtri alle informazioni visualizzate :

• periodo

• camera

• tipo

• piano

• formula di soggiorno

• cliente specifico

• stato

• città

• postazione  ( reception, bar, piscina, etc. )
  

Per potenziare ulteriormente questo modulo, oltre alle stampe di default già previste nel programma, è possibile esportare le analisi realizzate, in formato per Microsoft Excel, e quindi generare ulteriori analisi con estrapolazione o consolidamento di dati, e stampare direttamente accuratissimi riepiloghi grafici :

Altre e ancor più potenti analisi leggo i dati dei servizi erogati, anche in real time, ovvero riflettendo istantaneamente le erogazioni provenienti anche dalle diverse postazioni di rete :

 ARCHIVIAZIONE DIGITALE DEGLI ELABORATI

Per gli utenti che desiderassero archiviare in forma digitale i propri elaborati di stampa, dai preventivi alle fatture e analisi, il programma rende disponibile in ogni Anteprima di Stampa un potente comando che genera, del tutto automaticamente e senza necessità di programmi aggiuntivi, una copia fedele del documento visualizzato, in formato Acrobat PDF.

 SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI

Il programma dispone di diversi livelli per la sicurezza delle informazioni.

Sia per la singola installazione, che, a maggior ragione, per installazioni multiple su rete locale, è importante sapere che il Titolare / Responsabile è in grado di attribuire una Password d'accesso che viene posta a salvaguardia di alcuni particolari e importanti moduli di lavoro, tra i quali :

• personalizzazione dati di base

• personalizzazione delle stagionalità

• personalizzazione della tabella camere

• personalizzazione della tabella dei servizi accessori

• personalizzazione della tabella formule di soggiorno

• personalizzazione della definizione per i conti economici

Tramite la medesima protezione si può consentire, o negare, l'accesso completo al programma, oppure limitarne l'uso alla sola interfaccia per gli addebiti veloci, caratteristica parecchio importante soprattutto per le postazioni di Bar, Ristoranti, etc. ect.

 ESEMPI DEGLI ELABORATI DI STAMPA DEL PROGRAMMA

Oltre alle stampe già presentate in altre parti di questo documento, di seguito è possibile visualizzare alcuni esempi tra le più significative stampe elaborabili dal programma ...

( click per visualizzare la stampa )

Hotel by Fmr produce anche esaurienti analisi grafiche che, con torte e istogrammi di facile comprensione, illustrano ancor meglio l'attività svolta presso la struttura ricettiva, ecco qualche specifico esempio ...

( click per visualizzare la stampa )

 REQUISITI E ASSISTENZA TECNICA

Questo programma "gira" su qualsiasi Personal Computer, dotato di sistema operativo Microsoft Windows, sia a 32 che a 64 bit nelle versioni ...

È possibile eseguire questo programma anche su un computer Apple Mac, in seguito al passaggio di Apple ai processori Intel nel 2006, per informazioni specifiche contattare il proprio fornitore hardware.

Hotel e' completamente in Italiano ed estremamente semplice da utilizzare e si avvale di un help in linea di tipo contestuale che si attiva soffermandosi sui pulsanti di comando, mentre dalle diverse schede di lavoro e' possibile attivare un comodo Tutorial suddiviso per specifici argomenti.

Si segnala che questo programma comprende il servizio di assistenza tecnica specialistica, sia telefonica che in remote desktop, del tutto gratuito per ben 12 mesi.