Gestcol by Fmr
rappresenta, una soluzione efficiente, semplice ed estremamente pratica, per la
gestione delle associazioni di categoria come i Collegi e
gli Ordini professionali, con specifiche utilità
progettate per la gestione dei Crediti Formativi, degli Eventi
Associativi, del Protocollo Corrispondenza,
e tanto altro ancora.
Questo programma
è stato arricchito di nuove e potenti
funzionalità in collaborazione con il COLLEGIO DEI PERITI INDUSTRIALI di
PIACENZA.
A richiesta, è possibile procedere all'importazione
dell'anagrafica da precedenti basi di dati già in uso presso il Collegio /
Ordine, al fine di rendere ancor più veloce l'avvio di questo programma.
Il programma
è ampiamente personalizzabile, ad esempio in alcune particolari tabelle di base, per meglio adattarsi
alle specifiche necessità, e prevede uno specifico
modulo per l'inserimento dei testi preferiti all'interno dei documenti più
utilizzati.
Stampare gli elenchi dei soci,
gestire la prima nota della piccola cassa o dei conti correnti di banca o
posta, tener d'occhio eventuali crediti e le scadenze di eventuali
debiti, contattare uno qualsiasi dei nominativi registrati,
anche tramite Skype oppure inviando una e-mail con un semplice
click ... non è mai stato
così facile.
Di seguito alcuni degli elementi
più importanti del programma :
PERSONALIZZAZIONE DATI DEL
COLLEGIO / ORDINE PROFESSIONALE
Il programma prevede che
il Collegio / Ordine possa inserire tutti i propri dati al fine
di personalizzare le intestazioni e i piè di pagina delle numerose
stampe che vengono generate dalla procedura.
Questa attività si completa
attraverso questa comoda scheda :
PERSONALIZZAZIONE
TABELLE DI BASE
Come già detto il programma
prevede che il Collegio / Ordine possa personalizzare alcune
importanti tabelle con i dati di base fondamentali, che vengono successivamente
utilizzati nell'area di gestione economica e/ o anagrafica :
Questa caratteristica è
particolarmente importante perchè permette al Collegio / Ordine di
adeguare le diverse codifiche alle proprie esigenze, o ancor più
semplicemente, alle proprie abitudini.
GESTIONE INTEGRATA, ANAGRAFICA ED
ECONOMICA, DEGLI ISCRITTI AL COLLEGIO / ORDINE PROFESSIONALE
Il cuore vero e proprio del
programma, ovvero l'area di lavoro più utilizzata, è l'area di
gestione del database generale, dalla quale si effettuano
l'inserimento e l'identificazione dei diversi nominativi, con tutti
i relativi dati anagrafici, bancari ed economici.
Da questa stessa scheda,
senza dover entrare e uscire continuamente da moduli diversi, è
anche possibile effettuare le annotazioni economiche in relazione ai
singoli nominativi, siano essi Iscritti o
Fornitori, con la trasmissione immediata ed automatica al modulo di
gestione della prima nota economica.
Così come è possibile,
sempre senza uscire da questa scheda, lanciare le stampe più
utilizzate del programma, effettuare ricerche mirate ed esportare i
dati per successivi utilizzi anche in programmi diversi.
Questa scheda consente
anche di effettuare chiamate telefoniche utilizzando Skype o
di inviare messaggi di posta elettronica immediati al nominativo
visualizzato.
Insomma, un vero e
proprio centro di controllo delle attività del Collegio / Ordine.
L'accuratezza del design e l'approfondito
studio dell'ergonomia delle informazioni, rendono questo programma
utilizzabile con pieno profitto anche dall'utilizzatore meno
smaliziato.
Controllo automatico sull'inserimento di
nominativi già esistenti :
Il programma pone particolare attenzione al
controllo dei dati inseriti, infatti, inserendo un nominativo già
esistente, il programma del tutto automaticamente esegue il
controllo e avvisa l'utente proponendone l'annullamento, tuttavia
l'annullamento è opzionale poichè si potrebbe trattare non di un
errore d'inserimento ma di una semplice e necessaria omonimia.
Inoltre la speciale vista tabellare e
l'apposito pulsante per il controllo dei "doppioni" rappresentano un
consistente aiuto all'utente per evitare errori di inserimento
nell'anagrafica generale.
GESTIONE INFORMAZIONI RISERVATE
L'area anagrafica del programma rende
disponibili ben 4 sotto aree per l'inserimento di informazioni
specifiche e legate al nominativo corrente, ad esempio la seguente
scheda illustra l'area dei dati riservati al Collegio / Ordine:
Così come è possibile memorizzare ...
ulteriori dati di tipo personale, professionale e/o aziendale sullo
specifico nominativo, insomma, la memorizzazione e la conservazione
di tutti i dati, anche i più sensibili, è quanto di più facile si
possa immaginare.
GESTIONE PROTOCOLLO PER LA
CORRISPONDENZA
Il
programma comprende anche un tanto semplice quanto potente modulo
per la gestione di tutta la corrispondenza, in arrivo e in partenza,
dal Collegio / Ordine, tenendo traccia di tutti gli elementi più
significativi :
Questo modulo rende semplice la regolare
tenuta del protocollo, e comprende anche ben 4 report di stampa,
filtrabili per periodo, che riepilogano :
- protocollo generale completo
- protocollo generale abbreviato
- protocollo generale in arrivo
- protocollo generale in partenza
GESTIONE MAILING LIST
Sempre in tema di corrispondenza, il programma
consente di inviare messaggi e-mail immediati a qualsiasi nominativo
del database.
Inoltre il programma prevede anche la
gestione di ben nove ( 9 ) mailing list, per la spedizione
massiva di messaggi a intere liste di nominativi.
Questo comando predispone automaticamente il
messaggio, utilizzando il client e-mail installato ( Outlook
Express, Windows Mail, etc.) e lasciando ovviamente libero l'utente
di inserire il testo desiderato.
Questa funzione nasconde i nomi dei
destinatari del messaggio di posta elettronica riportandoli nel
campo CCn, in tal modo ogni destinatario riceverà il suo messaggio
senza però poter vedere gli altri nominativi ai quali è stato
spedito.
GESTIONE INTEGRATA DEI CREDITI FORMATIVI
Nell'ambito della gestione
del database generale per gli iscritti al Collegio o Ordine
professionale, è disponibile l'apposito modulo che consente
la memorizzazione dei Crediti Formativi :
Attraverso questo modulo avviene la
memorizzazione dei Crediti Formativi tenendo traccia di :
e provvedendo altresì alla stampa di un
accurato riepilogo, sempre a disposizione, e dispone anche della
stampa di un vero e proprio certificato, che può essere consegnato
all'iscritto :
STAMPA DELLE RICEVUTE PER IL VERSAMENTO
DELLE QUOTE ...
Nell'ambito di gestione del
database generale,
durante
la visualizzazione di ciascun nominativo avente lo status di
socio
il programma controlla del tutto automaticamente se è stata versata la quota per l'annualità
corrente e, in caso negativo, visualizza sulla scheda un avviso di mancato versamento.
L'inserimento di movimenti economici relativi ad uno specifico
nominativo, per il versamento delle quote, così come per il
pagamento dei fornitori, etc. può
essere effettuato direttamente dalla scheda di gestione anagrafica,
facilitando così enormemente il lavoro dell'operatore che sta
imputando i dati.
Se dopo aver imputato un
movimento economico, che può essere in entrata o in uscita, oppure
può trattarsi di
un debito da pagare successivamente o un credito che verrà incassato
in un secondo momento, si rende necessaria la stampa di un documento
di ricevuta, il programma prevede un comodo comando con numerazione
e datazione automatica (ancorchè modificabile dall'utente) per
l'emissione della ricevuta più appropriata, ad esempio :
La
stampa del documento di ricevuta, può
essere comodamente lanciata dalla scheda di gestione anagrafica e le
ricevute seguono il criterio di numerazione automatica progressiva
infinita :
Il
modulo di gestione del database generale prevede anche il comando
per la stampa di
Bollettini Postali, di libera intestazione
:
RICERCA SEMPLIFICATA DI NOMINATIVI ... NEL
DATABASE GENERALE
Qualora vengano trattati
grandi volumi di dati è molto importante poter ricercare, e trovare,
con velocità e semplicità il nominativo di proprio interesse, o
intere categorie.
In tutte le celle della
gestione data base è attivabile il comando di ricerca che consente,
anche digitando una sola parte della parola, di trovare
immediatamente quanto stiamo cercando ...
Per l'immediata
visualizzazione dei dati corrispondenti ad intere categorie, l'area
di gestione data base dispone invece di comodi comandi che
permettono l'imposizione del "filtro" desiderato :
GESTIONE PRIMA
NOTA ECONOMICA
Gestcol by Fmr comprende un semplice ma
potente modulo per la gestione di molteplici conti correnti
economici, ad esempio uno o più conti bancari, postali e/o per
cassa, in uso al Collegio / Ordine.
Questo modulo è direttamente collegato
all'area movimenti economici del database generale e ne riflette
automaticamente tutte le annotazioni :
In questa scheda, oltre all'inserimento delle
movimentazioni e alla loro modifica, è possibile "filtrare"
la visualizzazione dei dati secondo alcuni specifici criteri :
e "spostare" dall'uno
all'altro conto eventuali righe già imputate, o riordinare la
visualizzazione con modalità crescente nelle diverse colonne.
Dalla scheda di gestione
dei conti correnti economici, è attivabile l'apposito menù delle
stampe che consente di stampare accurati riepiloghi e importanti
documenti, come, ad esempio :
-
- Estratto conto generale, ovvero la prima nota economica
atta a rappresentare il bilancio del Collegio / Ordine
-
- Libro Soci per finalità di Legge
e sempre restando in tema di
gestione economica, in questo stesso menù sono disponibili anche due appositi report
per la presentazione di :
-
- scadenziario : debiti
-
- scadenziario : crediti
I report riepilogano i dati
all'interno del periodo che si desidera analizzare e obbediscono
agli specifici "filtri" applicabili.
GESTIONE DEI MOVIMENTI ECONOMICI PER SPECIFICO
PROGETTO
Il programma, per chi
desidera poter redigere bilanci ancora più
accurati, o semplicemente gestire una rendicontazione ancor più
precisa, rende disponibile un potente quanto facile modulo per la
definizione di Progetti e Fasi di Progetto, ai quali associare
qualsiasi movimentazione economica da qualsiasi scheda di qualsiasi
Nominativo :
Associando qualsiasi movimentazione economica
ad un Progetto e - opzionalmente - ad una specifica Fase di quel
medesimo
Progetto, il programma Gestcol rende disponibile un accurato riepilogo che, con dati
compressi o espansi, illustra perfettamente lo status economico di
quanto movimentato ...
STAMPE GENERALI
Oltre alle specifiche stampe previste per
l'area "economica" il programma comprende anche un menù dedicato
alle stampe "generali" che consente di stampare accuratissimi report
preventivamente "filtrati" nonchè alcuni moduli di base già
pre-intestati con i dati e il logo del Collegio / Ordine, quali :
Da questo menù, applicando i medesimi filtri,
è anche possibile
esportare i dati in un foglio di
Ms-Excel per
successive e diverse elaborazioni, anche in altri programmi, a cura dell'utente.
La fase di anteprima di
stampa consente di effettuare ingrandimenti di tutta
la pagina o di particolari significativi, di scorrere tutte le
pagine e stampare tutto il lavoro o solamente le pagine desiderate,
anche in piu' copie e/o su diverse stampanti o viceversa si possono
inviare direttamente ad un telefax modem collegato al personal
computer.
Tra le molte stampe
predefinite di Gestcol si ricordano solo le più importanti,
nella seguente tabella :
e per avere un'idea dell'accuratezza delle ns.
stampa, ecco alcuni esempi in formato PDF ...
CREAZIONE
DOCUMENTI IN FORMATO PDF
Dalla
modalità di anteprima di stampa, il programma rende
disponibile un potente comando che genera, del tutto
automaticamente e senza necessità di programmi
aggiuntivi, una copia fedele del documento
visualizzato, in formato Acrobat PDF.
Questo formato è utile, ad esempio, per essere
inviato come allegato ad un messaggio di posta
elettronica.
GESTIONE DEI DIVERSI EVENTI RIVOLTI A
TERZI E ORGANIZZATI DALL'ORDINE O COLLEGIO PROFESSIONALE
Gestcol by Fmr
comprende anche un potente modulo per la gestione dei
diversi eventi che si attivano in una qualsiasi Associazione, ad esempio
per :
Il
modulo prevede la sola compilazione dei seguenti dati :
Il
modulo gestisce anche il rilevamento giornaliero delle reali presenze agli
eventi, restituendo accurate stampe di riepilogo mensile,
utili per l'eventuale rendicontazione ai fini di rette per la
partecipazione o per quanto d'altro ritenuto utile per il
Collegio / Ordine.
PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITA' ASSOCIATIVE
Qualsiasi Collegio o Ordine
Professionale, potrebbe avere la necessità di organizzare manifestazioni di
qualsiasi genere, e il
modulo per la pianificazione delle attività di proprio interesse
soccorre l'operatore nella fase organizzativa.
Quest'area di lavoro consente di predisporre una scheda per ciascuna
attività, e quindi di associarvi n risorse tra quelle disponibili
nel database generale, collocando ciascuna risorsa ad una
determinata data e impegnandola per le ore che essa stessa ha reso
disponibili.
Il modulo conteggia i giorni e le ore necessarie per la copertura
dell'intera attività programmata, avvisando se ci sono ore scoperte, e
provvede alla stampa dell'apposito
report con :
GESTIONE DELL'AGENDA
DEGLI APPUNTAMENTI
Gestcol comprende anche un semplice modulo per la gestione
degli appuntamenti, con le seguenti caratteristiche :
- planning
settimanale per la selezione del giorno
- memorizzazione della data e
orario per l'impegno
- cella di libera annotazione sullo
specifico impegno
- filtri di ricerca : indietro /
avanti / oggi / tutto
- stampa di riepilogo per gli
impegni filtrati
GESTIONE VERBALI DEL
CONSIGLIO DIRETTIVO
Nel programma Gestcol anche possibile scrivere e memorizzare i verbali del Consiglio Direttivo, con le seguenti
caratteristiche :
ovviamente una volta compilato
il verbale è possibile procedere alla sua stampa.
UTILIZZO IN RETE
INTRANET
L'archivio dati
generato da
Gestcol by Fmr è completamente condivisibile in
ambiente Multi Utente, da tutti gli Utilizzatori collegati
attraverso una qualsiasi rete per Microsoft
Windows.
Anche
in ambiente Mono Utente l'archivio dati di
Gestcol by Fmr può
risiedere su una macchina che funge da Server ed essere
gestito da una qualsiasi macchina connessa alla
rete Intranet e che funga da Client.
I
diversi Utenti abilitati, possono accedere contemporaneamente anche ai
medesimi moduli e il programma controlla
automaticamente la congruità delle operazioni di
rete.
Questo modulo provvede
anche alla realizzazione delle copie di
sicurezza.
PROTEZIONE
PER LA RISERVATEZZA DEI DATI
Premesso che ogni
utilizzatore dovrà gestire il proprio sistema
operativo attraverso una personale password
per l'accesso al sistema, il programma prevede
anche una comoda e del tutto automatica
protezione ... da sguardi indiscreti.
Infatti, solo rimuovendo
l'apposita chiavetta di protezione Usb, il
programma passerà alla modalità di auto
protezione, mostrando all'eventuale
"curiosone" i soli dati di esempio ma senza
mostrare il reale database dell'Associazione.
REQUISITI E ASSISTENZA TECNICA
Questo programma "gira" su
qualsiasi Personal Computer,
dotato di sistema operativo Microsoft Windows, sia a 32 che a 64 bit nelle versioni
...
È possibile eseguire questo programma anche su un computer
Apple Mac, in
seguito al passaggio di Apple ai processori
Intel nel 2006, per informazioni specifiche
contattare il proprio fornitore hardware.
ll
programma Gestcol e' completamente in Italiano ed estremamente intuitivo e l'utente si avvale d'un help online
semplicissimo da utilizzare, che insieme ai tasti funzionali
pre-programmati ed agli aiuti contestuali, permette un facile utilizzo
del software anche all'utente meno esperto.
Si
segnala che questo programma comprende il servizio di assistenza
tecnica specialistica, sia telefonica che in remote desktop, del
tutto gratuito per ben 12 mesi. | 
