Creazione fattura - Fata by Fmr Manuale Operativo

Manuale operativo - Fata by Fmr
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Crea fattura

LA CREAZIONE DELLA FATTURA

Per procedere con la generazione di un documento XML, è necessario attivare la relativa area di lavoro, tramite l'apposito comando disponibile sul menù di avvio :

emissione documenti





ed in questa scheda è assolutamente necessario completare tutti i valori richiesti, a seconda del tipo di documento che si intende generare:











IL FLUSSO LOGICO PER LA GENERAZIONE DI UNA FATTURA O NOTA DI CREDITO XML CON FATA


Il flusso logico per la facile predisposizione di un documento XML, valevole sia per le Fatture che per le Note di Credito, è il seguente:


      • - creazione del documento (da importazione o ex-novo)
      • - scelta partita iva trasmittente
      • - compilazione dati ricevente (destinatario)
      • - inserimento numero interno e data del documento
      • - identificazione del documento per P.A. (se necessario)
      • - compilazione eventuali dati opzionali per le P.A.
      • - etichettatura del tipo documento ( fattura o nota di credito )
      • - compilazione dati di esigibilità Iva e Codice ritenuta (se necessario)
      • - compilazione di una descrizione del documento (causale) per max 200 caratteri
      • - impostazione saldo pagamento (completo o rateale a seconda della versione del software)
      • - compilazione delle righe economiche
      • - generazione del file XML
      • - eventuale firma digitale del file se emesso verso P.A.
      • - inoltro del documento al sistema SDI con uno dei due metodi disponibili


IL FLUSSO LOGICO IN SINTESI








In ogni caso i tipi di documenti che si possono generare sono essenzialmente due :

  • fattura o nota di credito verso pubblica amministrazione
  • fattura o nota di credito verso altri soggetti

e, a seconda del caso, la normativa impone vincoli di tipo diverso, ad esempio per quanto riguarda la esigibilità i.v.a. o la compilazione di alcuni particolari valori.


Per generare ex-novo un documento, - se la versione del programma lo consente - è disponibile anche l'apposito pulsante:



che predispone un nuovo documento, in coda ai precedenti e precompilato, con il solo numero progressivo d'invio, pronto da completare per il successivo invio.


L'automazione di questo potente modulo si può evincere anche semplicemente etichettando, o togliendo l'etichetta, alla casellina Fattura PA dove si noterà che appaiono o scompaiono i controlli necessari per alcuni tipi di fatture destinate alla Pubblica Amministrazione che invece non sono necessari per documenti destinati ad altri soggetti B2B & B2C.

Per suggerimenti relativi alle fatture destinate alla Pubblica amministrazione, vedere la pagina successiva.





IL PROGRESSIVO DI INVIO

E' da sottolineare che questi documenti (fatture e/o note di cerdito) debbono necessariamente possedere un numero progressivo d'invio che è completamente diverso dal numero del documento attribuito in azienda, e che tale progressivo viene calcolato automaticamente dal programma in relazione alla Partita Iva del Trasmittente.

Il numero progressivo d'invio non viene mai azzerato e continua ad incrementarsi ad ogni annualità.

Iniziando ad usare FATA dopo aver già emesso fatture elettroniche con sistemi diversi, è necessario inserire nella prima Fattura elaborata con FATA il primo numero progressivo d'invio immediatamente successivo all'utimo numero utilizzato con l'altro sistema.

Con il sistema FATA non sono mai ammesse, in nessun caso, doppie numerazioni d'invio per la medesima Partita Iva, salvo i casi di reinvio previsti dalla normativa dell'Agenzia delle Entrate.






Se il documento prevede una Ritenuta d'Acconto è indispensabile, oltre all'indicazione delle aliquote sulle righe descrittive, anche la scelta della:

  • causale ritenuta d'acconto

da selezionare tramite l'apposito menù a discesa (in alto a destra) tra le opzioni disposte dall'Agenzia delle Entrate.

Note specifiche relative al documento " Nota di Credito " sono disponibili nell'apposita pagina di questo stesso manuale.


Attenzione:

Eliminazione del documento dimostrativo:

      • Prima di creare il proprio primo documento è assolutamente necessario eliminare il documento di esempio contenuto nel programma.

Caratteri speciali:

Se nell'intestazione del documento, così come nelle righe descrittive, vengono inseriti caratteri "speciali" il documento potrebbe non superare il successivo controllo del Sistema di Interscambio, tuttavia per ovviare ad alcuni problemi legati, ad esempio, alle Denominazioni Aziendali in uso, il programma provvede all'automatica conversione UNICODE dei seguenti caratteri :

      • "  .  &  '  (  )  /  <  =  >  °  à  á  è  é  ì  í  ò  ó  ù  ú  ...

Si raccomanda dunque di non utilizzare altri caratteri "speciali" in nessuno dei campi, sia di intestazione che di descrizione !


DATI DEL TRASMITTENTE

Quando una fattura viene generata tramite una importazione, il progressivo di invio verrà presentato a 99999 per essere effettivamente calcolato ed inserito nel documento solo dopo aver selezionato la partita iva del Trasmittente:

  • area trasmittente
  • menù a discesa > partita iva

Dopo aver selezionato la partita iva del Trasmittente, verranno compilati automaticamente tutti i valori inseriti nella fase di personalizzazione, e potrà essere scelto dal relativo menù a discesa:

  • il codice Iban
  • il codice della modalità di pagamento


DATI DEL RICEVENTE

Una volta impostato il tipo di documento, ovvero verso la P.A. o Privato - B2B & B2C - , si potrà completare l'area relativa ai dati del Ricevente, che, a seconda dei casi - come previsto dalla normativa - potrà richiedere:

  • un indirizzo di posta elettronica certificata

oppure, in alternativa

  • un Id Ricevente

La parte anagrafica relativa al Ricevente si può impostare scrivendo nelle celle del documento in elaborazione (ed in tal caso il relativo contenuto verrà aggiunto automaticamente all'anagrafica clienti di Fata), oppure, importando documenti da altri programmi, o ancora, scegliendo un Cliente dall'apposito menù a discesa:





Prima di qualsiasi altra operazione è bene ricordare che i dati del Ricevente sono contenuti nell'anagrafica dei clienti del programma Fata, che è attivabile dal menù di avvio:






Nell'anagrafica Clienti, nella cella "Id. Fiscale" occorre memorizzare l'elemento che costituisce l'identificativo fiscale (vedere più sotto) del destinatario, applicando le regole previste dall'agenzia delle entrate.

Scegliendo un nominativo dal menù a discesa della cella "ragione sociale" tutti i dati relativi al "ricevente" verranno sovrascritti con quelli trovati nell'anagrafica clienti.






E' da segnalare che durante il successivo invio del documento XML, firmato digitalmente se indirizzato alla Pubblica Amministrazione o in formato nativo se indirizzato a soggetti privati, il sistema SDI dell'Agenzia delle Entrate effettuerà tutti i controlli formali sul documento, e, in caso di difformità, il documento non verrà accettato dal sistema.

Ecco perchè, per non incorrere nello scarto del documento, è assolutamente fondamentale compilare tutti i campi richiesti con contenuti congruenti.



RICEVENTE > IDENTIFICATIVO FISCALE

Questo campo è indispensabile affinchè il documento venga accettato ed inoltrato tramite SDI.

La regola per la quale, a seconda del tipo di Destinatario, si deve inserire la Partita Iva oppure il Codice Fiscale, deriva appunto dalla normativa fiscale, tuttavia, dal solo punto di vista operativo di Fata, questa cella merita un minimo di riepilogo ad ulteriore chiarimento:



Ovviamente per qualsiasi dubbio su questo argomento, così come per casistiche particolari, è opportuno chiedere chiarimenti al proprio Consulente Fiscale.


COMPILAZIONE RIGHE FATTURA

Dopo aver accuramente completato il frontespizio e le aree Trasmittente e Ricevente, è possibile visualizzare l'area di immissione delle righe per la composizione della fattura, attraverso l'apposito pulsante posto in basso a sinistra della scheda di fatturazione:



( DOPO CIASCUNA PRESSIONE IL PULSANTE SI PREDISPONE PER LA FUNZIONE CONTRARIA )


l'area di immissione delle righe per la composizione della fattura, si presenta così:





In questa scheda si potranno trovare, se la fattura è stata generata tramite programmi FMR o importata da file Ascii, le righe delle fatture analogiche già importate, oppure vi si possono inserire tutte le righe desiderate.

Per ciascuna riga di composizione della fattura sono previsti alcuni dati assolutamente vincolanti, secondo lo schema legislativo sottostante la fatturazione elettronica, e quindi si dovranno accuratamente completare tutti i campi con valori congruenti.

In particolare non possono MAI risultare vuoti i valori delle seguenti celle:

  • descrizione riga ( che può contenere max 1.000 caratteri - spazi compresi )
  • prezzo
  • quantità
  • aliquota Iva
  • aliquota Ritenuta d'acconto (se prevista occorre anche impostare la relativa causale)

La cella DESCRIZIONE di ciascuna riga può essere ingrandita applicando lo Zoom, tramite il pulsantino posto a sinistra della riga stessa.


MODALITA' DI PAGAMENTO FATTURA

Dopo aver accuramente completato il frontespizio, le aree Trasmittente e Ricevente e le Righe contabili, è possibile impostare il SALDO, ovvero la modalità di pagamento per il documento in corso di emissione:



Se la versione in uso lo consente, è possibile optare sia per la modalità di saldo COMPLETO che RATEALE, e, in ogni caso, premendo il pulsante [ mod. pag. ] verrà attivata la scheda per la definizione in dettaglio, della modalità di pagamento:





Nel caso sia stato selezionato il saldo COMPLETO la scheda predisporrà una sola riga, nella quale si potrà selezionare (a seconda della versione del software) la modalità di pagamento e la data di scadenza.

Nel caso sia stato selezionato il saldo RATEALE la scheda predisporrà più righe, nelle quali si potrà selezionare (a seconda della versione del software) la modalità di pagamento e la data di scadenza, senza dimenticare la quota percentuale, che suddividerà con precisione le diverse rate del pagamento complessivo.

E' evidente che il totale suddiviso non potrà mai superare il 100% dell'importo del documento.


CONTRASSEGNO INCASSI

Una volta elaborato il documento, è possibile aprire lo scadenziario tramite l'apposito pulsante:




per apporre il contrassegno di avvenuto incasso nella specifica colonna, in tal modo le relative scadenze non verranno più riprese nel report di riepilogo delle scadenze crediti:



I PULSANTI DELLA SCHEDA DI EMISSIONE DOCUMENTI

In basso a destra di questa scheda sono disponibili alcuni pulsanti davvero importanti, a sinistra i pulsanti per lo scorrimento tra documenti e per la creazione di nuovi documenti, a destra tutti gli altri pulsanti "funzionali" ...





per ciascuno dei pulsanti si può ottenere (all'interno del programma) una breve spiegazione tramite un click col tasto destro del mouse in corrispondenza appunto del pulsante per il quale si desidera conoscera la sottostante funzione.

In particolare si segnala il pulsante [occhio] che attiva la seguente scheda, contenente i collegamenti preimpostati per aprire le pagine web di alcuni servizi informativi, particolarmente utili:







IL FILTRO PER ANNUALITA'

Infine, il menù a tendina > vedi anno,



consente di visualizzare i documenti generati in annualità diverse da quella attuale e visualizzata secondo l'anno impostato sul personal computer.




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